Przy organizacji imprezy wycieczki, kolonii, wypoczynku letniego, zielonej szkoły należy pamiętać aby:

1. Wyznaczyć przedstawiciela grupy do podpisania umowy. Jeśli nie jest to dyrektor szkoły, osoba ta powinna być upoważniona.

2. Wyznaczyć opiekunów-wychowawców. Osoby te powinny cieszyć się zaufaniem dyrekcji szkoły i rodziców. Najlepiej jeśli są to aktywni pracownicy (nauczyciele) waszej szkoły.

3. Mają zebraną grupę osób i potwierdzoną rezerwację terminu, należy umówić się biurem na wpłatę zaliczki i podpisanie umowy (jako przedstawiciel).

4. Sporządzić listę uczestników (maszynopis).

5. Opracować własny regulamin imprezy oraz zasady BHP (wycieczki/kolonii/obozu/ zielonej szkoły) o ile nasz nadzór jest nieodpowiedni

6. Uzyskać pisemną zgodę Rodziców akceptującą regulamin imprezy.

7. Po zebraniu grupy uzyskać akceptację Dyrekcji szkoły na planową imprezę (na wymagane dokumenty do zgłoszenia np. karty wycieczki)

8. Zebrać zaliczkę i zawrzeć pisemną umowę z przedstawicielem biura (najlepiej w obecności Dyrektora szkoły). Można jednocześnie zorganizować zebranie informacyjne dla rodziców z przedstawicielem biura.

9. W trakcie organizacji imprezy należy przekazać następujące dokumenty dla BTS EUROTRAMPING: dwie listy uczestników z pieczątką szkoły (celem ich ubezpieczenia – nie muszą one zawierać nr paszportów) – na życzenie przesyłamy wzór listy uczestników. Lista uczestników musi być przesłana do biura na 6 tyg. Przed wyjazdem. Mając taką listę w podanym wyżej terminie, możemy pomóc w przeliczeniu dokładnej wielkości wpłat.

10. Przygotować i zabrać apteczkę szkolą.

Organizatorem może być szkoła, parafia, zakład pracy ale również komitet rodzicielski, trójka rodzicielska, osoba fizyczna (np. nauczyciel, do którego mają zaufanie rodzice) oraz inne stowarzyszenia i organizacje non-profit. Zasady te ujmuje Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21.01.1997r